Presupuesto, la brújula de las empresas

Otro mecanismo de gestión de las empresas es el presupuesto general.

¿Podemos imaginar un objetivo, como puede ser llegar a una ciudad, si estamos en el desierto, sin brújula, sin indicadores? Pues de igual forma, una empresa no puede cumplir sus objetivos si no es con indicadores y con un fin claro a lograr.

Si queremos que algo se cumpla, sólo el azar podrá permitir llegar al objetivo si no disponemos de todo lo necesario, por lo que es necesario definir exactamente:

• qué queremos conseguir
• qué necesitamos para conseguirlo
• cómo sabemos que estamos en el buen camino
• cómo solucionaremos los distintos problemas que vayan surgiendo

Necesitamos PLANIFICAR. Es muy importante conocer cuál es nuestro punto de partida, nuestro destino final y la forma en la que vamos a trabajar para llegar allí.

Las empresas utilizan el presupuesto para resumir este planteamiento. En el presupuesto figurará:

• Objetivo: fundamentalmente basado en el importe y tipo de ventas que necesita realizar la empresa para obtener beneficios y para consolidarse en el mercado.
• Medios: especificación minuciosa de las inversiones que son necesarias para que se pueda cumplir el objetivo. Deben tenerse en cuenta tanto inversiones en elementos materiales como los recursos necesarios para obtener ingresos, es decir, el inmovilizado y los gastos.
• Control: basado en el análisis que surge de comparar la realidad (contabilidad) con el presupuesto, es decir, llevando a cabo un análisis de desviaciones.

Sobre la base de este presupuesto general, se podrá determinar su viabilidad, y se podrán establecer incentivos o penalizaciones por la consecución o no del mismo.

Realizar un presupuesto es responsabilidad del administrador ya que es la persona encargada de ejecutar los anhelos de los accionistas.

Será tanto, el gerente, el director general o el administrador quien lo se encargue de elaborarlo; sin embargo, para que éste funcione, debe implicarse a toda la empresa.

Se necesita que los directores de cada departamento transmitan sus necesidades y se comprometan a cumplir su parte del presupuesto.

A su vez, estos directores de departamento, necesitan que sus jefes de sección definan lo que necesitan para cumplir el objetivo general, y valorar si es cumplible o no, y así gradualmente hasta conseguir una implicación absoluta de todo el personal.

Es una gran equivocación pensar que el presupuesto es exclusividad de la dirección. Una equivocación a la que se enfrentarán tan pronto vayan comprobando la dificultad de recorrer el camino sin implicación del resto de la empresa.

El presupuesto debe ser abierto para conseguir la máxima implicación. Hay que tener en cuenta que quien realiza un trabajo es quién más conoce del mismo y no sería lógico, demandar la consecución de un objetivo, si éste no se puede cumplir.

Por otra parte, el presupuesto es el punto de referencia para todas las personas que trabajan en una empresa. Todo va a ser medido con respecto al presupuesto, es decir, con respecto al compromiso que todos los miembros de la empresa han adquirido.

El control y las propuestas de acciones de mejora son otro de los aspectos a resaltar en el control de presupuesto. La parte de control viene definida por el análisis de desviaciones que hayan podido surgir entre lo presupuestado y la realidad y de ahí surge la parte de propuesta de acciones para hacer que dichas desviaciones se corrijan o mejoren.

Por último, hay que señalar que el presupuesto general es una herramienta inexacta, es decir, que nunca se va a cumplir con exactitud, no obstante, es un punto de referencia fundamental. Si construimos un presupuesto, es sobre la base de unos razonamientos documentados, y si existe una desviación con respecto a dicho presupuesto, tiene que tener una explicación que será tenida en cuenta en los próximos presupuestos.

Y para concluir, diremos que hay que ser muy conscientes que en una empresa la falta de previsión no debe darse. Hay que tener todo medido, controlado y analizado. La improvisación, no será nunca una buena compañera.