El diseño de un sistema presupuestario

Para ser eficientes y que nuestro sistema de presupuestación sea útil depende de que su concepción y diseño se hayan tenido en cuenta cada uno de los factores con relevancia dentro de la empresa en el que ha de operar el sistema presupuestario.

A continuación, detallamos algunos de estos factores críticos para el diseño y funcionamiento eficaz de un sistema presupuestario:

Definir los objetivos y prioridades en la información

Resulta necesario tener bien claro cuales son las prioridades a la hora de obtener la información con el objetivo de que los informes que surjan resulten relevantes para la organización a la hora de la toma de decisiones de esta en base al negocio.

¿De qué depende esta definición?

Dependerá de varios factores tales como:

• La naturaleza de la actividad que desarrolle la empresa.
• De la estrategia de la empresa.
• De los factores claves de gestión.

Nosotros, consideramos que esta definición es responsabilidad de la alta dirección de la empresa, ya que de dicha definición se desprenderá su posterior utilización de la información por parte de estos.

Análisis estructural de la organización

Definir muy bien las áreas estratégicas dentro del organigrama de la compañía que sirvan de base para la presupuestación tanto a nivel de OPEX como de CAPEX en la que se estructurarán centros de responsabilidad y responsables que serán los encargados de hacer el seguimiento y el análisis de desviaciones de cada presupuesto y los que deberán proponer planes de acción para posibles desviaciones negativas.

Definir e identificar los procesos clave del negocio

Al igual que en el punto anterior debemos tener bien identificados y claros los procesos claves de nuestro negocio y conocer el peso económico que tienen cada uno de ellos dentro de la organización, cual es el objetivo del proceso, su contenido y funcionalidad. Una vez definidos los procesos claves deberemos identificar los costes fijos y variables que conforman cada uno de ellos.

Definición de la estructura de líneas de productos o servicios

Esto posibilitará a la organización la presupuestación por líneas de producto, familias, líneas de negocio y divisiones, así como la información económica de cada una de ellas (Margen bruto, Margen de contribución, etc.).

Implementar un sistema de control presupuestario

Este punto consiste en definir e implementar una serie de KPIs y variables a través de los cuales se medirán los objetivos y evaluarán los resultados de cada área o actividad. Esto a su vez será un aspecto clave a la hora de gestionar equipos a través de sistemas de incentivos, punto este clave en el sistema de control de la empresa.

Implementar sistema presupuestario

Una vez analizados todos los aspectos anteriores se tomará la decisión del sistema presupuestario que se ajuste más a las necesidades de la empresa, pudiendo hacer diferentes tipos de presupuesto o una combinación de éstos que resulte relevante para el negocio. Posibles presupuestos a realizar:

• Por familia, subfamilia y producto.
• Por centro productivos, divisiones o empresas.
• Por Países o zonas de venta
• Por canales de venta y clientes.

Cabe señalar, que estos elementos que acabas de detallar son elementos objetivos, se antoja necesario el analizar otros de carácter más subjetivo que pueden resultar decisivos a la hora de diseñar e implementar un sistema presupuestario.

La gestión presupuestaria puede ser un terreno complejo, pero con paciencia y comprensión, se pueden lograr resultados excepcionales. ¡No estás solo en este viaje!

Recuerda que estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino. Si alguna pregunta o inquietud te surge mientras implementas estas prácticas en tu organización, no dudes en ponerte en contacto. Tu éxito es nuestra prioridad, y estaremos encantados de brindarte la asesoría necesaria.