Un mes en la vida de un Controller

En este post vamos a hablar de cómo es la vida de un Controller cada mes, desde nuestro punto de vista, seguro que hay más cosas y que las funciones pueden variar entre un sector y otro, pero en líneas generales estas son las funciones que cada mes tiene que hacer un Controller.

Hemos definido 10 funciones principales:

1. Cierre contable mensual: Es primordial para obtener un buen reporting hacer cierres contables mensuales, en este punto el Controller tiene dos objetivos fundamentales:
   1. Revisión contable: Revisar que esta todo contabilizado y bien contabilizado, que no falta nada y que la información contable es fiable. Para ello debe tener un conocimiento muy profundo del negocio y del proceso contable que le permita detectar fallos o falta de datos para obtener una información fiable y comparable.
   1. Ajustes contables: Debe de comprobar que se han hecho todos los ajustes contables necesarios para tener un cierre correcto:
      1. Dotación amortizaciones.
      1. Imputación subvenciones a resultados.
      1. Periodificación de gastos.
      1. Provisión de gastos.
      1. Contabilización prorrata pagas extras.
      1. Contabilización nóminas.
      1. Reclasificación deuda de corto a largo.
      1. Etc.,

• Reporting de ventas: En este punto y dependiendo del sector, tecnología y necesidades de la empresa el Controller debería diseñar y elaborar reports de ventas diarios, semanales y mensuales, pero la periodicidad dependerá de las necesidades de cada empresa y la tecnología de la que dispongan, pero al menos un report mensual de ventas deberían tener todas las empresas. Cuanto más completo y desarrollado este el reporting de ventas más información tendremos acerca de productos, clientes, países, áreas de negocio, etc.

• Reporting económico-financiero: El Controller debe diseñar, elaborar y seguir un reporting económico-financiero que al menos debería tener una periodicidad mensual, comparado tanto con el año anterior como con el presupuesto. El report se compondrá de:
  • PyG comparada año anterior y presupuesto.
  • Balance situación comparado año anterior y presupuesto.
  • Estado flujo de efectivo comparado año anterior y presupuesto.
  • Principales indicadores económico-financieros comparados con año anterior y presupuesto.

• Control presupuestario: El Controller debe estar encima del presupuesto y de sus desviaciones, hablando con cada responsable de estas y proponiendo acciones correctivas para ajustar las desviaciones. Dentro del control presupuestario lo dividiríamos en tres áreas:
  • Análisis desviación de ventas.
  • Análisis desviación de gastos.
  • Análisis desviación de CAPEX.

• Elaboración Rolling forecast mensual: El Rolling forecast lo que nos permitirá es estimar como puede acabar el resultado económico al final del año cogiendo como base el presupuesto y el resultado real a una fecha determinada. Esto nos permite anticiparnos y tomar decisiones acertadas que hagan que no nos alejemos de nuestro objetivo presupuestario inicial.

• Análisis de costes y márgenes: Un Controller debe tener muy controlado los costes y márgenes de cada producto, línea de negocio, país, etc., de la empresa. Debe tener bien definido un escandallo de costes que le permita actuar sobre ellos para mejorarlos y por ende mejorar el margen. En este punto incluirá la parte promocional de las empresas, debería ser el Controller quien apruebe las promociones que propongan desde los departamentos de Comercial o Marketing puesto, que como hemos dicho, este debe ser el que más conocimiento debe tener sobre los márgenes de estos.

• Control de procesos internos: El Controller debe implementar una serie de controles y revisiones a los procesos más críticos de cada compañía, aquellos procesos en los que se puede aumentar la productividad y mejorar la eficiencia que redunden en una mejora de costes. Dentro de estos procesos incluirá el de control de impagados y recobro, tener bien definido un sistema que permita detectar un impagado de una manera rápida y que permita recobrarlo en el menor tiempo posible.

• Plan estratégico: El Controller debe estar totalmente alineado con el plan estratégico de la empresa y debe ser parte fundamental en el asesoramiento a la Dirección en la toma de decisiones hacia la consecución de dicho plan estratégico.

• Cuadro de mando integral: Junto con la Dirección General el Controller debe elaborar y controlar mensualmente el CMI revisando cada indicador clave, definido por los responsables de cada área, si está cumpliendo el objetivo marcado por la Dirección que permita cumplir con el plan estratégico de la compañía.

• Asistencia a reuniones: El Controller se erige como figura clave dentro de las reuniones dentro de la empresa donde actuará como asesor, exponiendo la situación económica-financiera, operativa y estratégica de la compañía. Principalmente tenemos dos reuniones importantes donde el Controller se antoja indispensable:

1. Comités de Dirección.
2. Consejo de Administración

Estos son los 10 puntos que cada Controller tiene que hacer cada mes, repetimos lo que hemos dicho al principio, seguro que hay más y que otros los quitaríais, pero como decimos dependerá de la empresa, el sector y la tecnología de la que disponga cada Empresa.

En nuestro modelo financiero de mascontroller hemos querido recoger la mayoría de los puntos de los que aquí hablamos en una sola aplicación que permita hacer una gestión diaria, rápida y eficiente de la parte económica-financiera de las empresas, dándole valor y siendo más eficientes en la toma de decisiones.

¡Y con esto concluimos nuestro viaje por el fascinante mundo de los controllers! Espero que esta entrada te haya proporcionado una visión clara y enriquecedora sobre el tema. Si tienes alguna pregunta adicional, inquietud o simplemente deseas profundizar en algún aspecto específico, ¡no dudes en ponerte en contacto!